Tipps & Tricks für (fast) fehlerfreie Newsletter

Lisa Mägdefrau  •  Digital Marketing Managerin  •  LinkedIn
23. Juni 2021

Niemand ist perfekt. Manchmal schleichen sich Logik- oder Tippfehler in Newsletter ein. Im besten Fall bemerkt man den Fehler selbst und kann den Versand rechtzeitig stoppen. Im schlimmsten Fall meldet sich ein Abonnent oder eine Abonnentin – und zwar nachdem der Newsletter schon in tausenden Postfächern gelandet ist.
Man kann nicht immer alles richtig machen, aber es gibt Fehler, die sich vermeiden lassen. Ich möchte Ihnen dazu einige Strategien für Ihr E-Mail Marketing an die Hand geben, die Ihnen helfen können häufige Fehlerquellen zu entdecken und Missgeschicke leichter zu vermeiden. Und wenn dann doch mal etwas schiefgeht, lassen sich mit einer Korrektur- oder Entschuldigungsmail die Wogen glätten – doch dazu später mehr.

Die größte Gefahr im E-Mail Marketing: Tippfehler

Tippfehler sind wahrscheinlich am leichtesten zu vermeiden und doch schaffen sie es manchmal bis in den finalen Newsletter. Die gröbsten Fehler lassen sich leicht durch die Nutzung eines Rechtschreibprogramms aufdecken. Dabei fallen jedoch vor allem Grammatikfehler noch häufig durchs Raster.
Gegen alle Fehler, die Computerprogramme nicht entdecken, hilft meist ein klarer, menschlicher Kopf. Legen Sie Ihren Newsletter deshalb für eine Weile weg, bevor Sie sich an das Korrekturlesen machen. Wenn Sie den Text zusätzlich während der Überarbeitung laut vorlesen, dann fallen Ihnen Unstimmigkeiten noch leichter auf.
Wenn Sie beim Korrigieren am Bildschirm nicht weiterkommen, dann können Sie sich den Newsletter auch ausdrucken. Aus ökologischer Sicht und aus unserer Sicht als Online Agentur ist das natürlich etwas überholt, aber wenn es eine Ausnahme bleibt, kann der Medienwechsel helfen versteckte Fehler besser zu finden.
Außerdem können Sie eine zweite Person bitten, den Newsletter anzusehen. Dadurch erhalten Sie eine andere Sichtweise auf das Geschriebene und nicht nur Tippfehler, sondern auch ungenaue Formulierungen oder Logikfehler fallen auf.
Darüber hinaus sollten Sie Ihre eigenen Schwachstellen kennen. Wo haben sich in der Vergangenheit Fehler eingeschlichen? Welche Fehler entdecken Sie bei Ihrer Korrektur immer wieder und mit welchen Eselsbrücken lassen sich diese vermeiden? Als Beispiel möchte ich Ihnen meine Eselsbrücke für einen unserer Kunden mitgeben. Dieser Kunde verkauft „Portemonnaies“ und, zugegeben, vor dieser Zusammenarbeit hätte ich das Wort “Portemonnaie” nicht selbstbewusst buchstabieren können. Jetzt flüstere ich beim Schreiben „Porte-mon-naie“ und die Rechtschreibsoftware meckert schon lange nicht mehr.

Ihr wichtigstes Werkzeug im E-Mail Marketing: die Testmail

Für den Qualitätscheck mit der Testmail können Sie folgende Aspekte Ihres Newsletters prüfen:

  • Darstellung im Postfach
  • Betreff
  • Vorschauzeile
  • Bilder
  • Links
  • Personalisierungsoptionen

Prüfen Sie zunächst mit der Testmail, ob die E-Mail im Postfach, mobil und auf dem Desktop, gut dargestellt wird. Dabei nutzen Sie am besten nicht die idealen Bedingungen im Büro oder Home Office, sondern öffnen den Newsletter mit einem Smartphone und nutzen dabei mobile Daten. Idealerweise können Sie auch verschiedene Geräte und Postfächer prüfen, um hin und wieder die richtige Darstellung Ihres Newsletters zu verifizieren.

Im Postfach prüfen Sie dann den wohl wichtigsten Teil Ihrer E-Mail: den Betreff. Hier sollten Sie natürlich noch einmal auf Tippfehler achten, aber vor allem kommt es nun auf die Darstellung und die Botschaft an. Wird der Betreff vollständig dargestellt? Steht das Wichtigste am Anfang des Betreffs, sodass auch ein abgeschnittener Betreff verständlich bleibt und zum Lesen animiert?

Prüfen Sie außerdem die Vorschauzeile, die im Postfach für Ihren Newsletter angezeigt wird. Diese Vorschauzeile sollten Sie auf keinen Fall dem Zufall überlassen. Haben Sie auch hier die Chance genutzt, zu zeigen, warum es sich lohnt, den Newsletter zu öffnen? Im schlimmsten Fall steht dort “Zur Online-Variante” und Sie vergeben eine weitere Chance, die Leserinnen und Leser vom Lesen zu überzeugen.

Kontrollieren Sie in Ihrer Testmail,ob Bilder richtig geladen und angezeigt werden. Man kann sich nicht auf alle Eventualitäten vorbereiten, daher sollte Ihr Newsletter auch ohne Bilder sinnvoll und klickbar sein. Sie können zusätzlich mit Alt-Text arbeiten, die den Newslettertext notfalls unterstützen, wenn Bilder nicht geladen werden. Verzichten Sie dabei aber auf zu viele, zu lange Alt-Texte, denn so wirkt Ihr Newsletter bei schlechter Darstellung schnell „spam-y“.

Prüfen Sie außerdem alle Verlinkungen Ihres Test-Newsletters. Kontrollieren Sie, ob die Links funktionieren und zur richtigen Seite führen. Wenn Sie Tracking-Parameter verwenden, können Sie ebenfalls einen kurzen Blick darauf werfen, ob die Parameter richtig gesetzt sind.
Vor Versand ist es außerdem ratsam, dass Sie sich einen Überblick über Ihre verschiedenen Personalisierungs-Filter verschaffen. Sind Segmente richtig ausgewählt, Default Texte gepflegt und personalisierte Nachrichten richtig zugeordnet? Falls Sie neue personalisierte Elemente erstellt haben, hilft es, verschiedene Dummy-Adressen mit unterschiedlichen Kontaktprofilen parat zu haben, für die Sie eine Testkampagne aufsetzen. So fallen Fehler leichter auf als beim Durchklicken der Versandlogik in Ihrem Newsletter-Tool.

Die Korrektur- oder Entschuldigungsmail

Zuerst einmal vorweg: nicht jeder Fehler muss nach dem Versenden korrigiert werden. Ein Tippfehler wird den Wenigsten (negativ) auffallen, denn – seien wir mal ehrlich, nur wenige Abonnentinnen und Abonnenten lesen die Newsletter vom Anfang bis zum Ende. Schon gar nicht, wenn es ein reiner Verkaufsnewsletter ist. Wichtig ist, dass man aus den Fehlern lernt und es beim nächsten Mal besser weiß.

Neben kleinen Tippfehlern gibt es aber auch Fehler, die korrigiert werden müssen. Das kann zum Beispiel ein Gutscheincode sein, der nicht funktioniert, ein wichtiges Datum, das falsch kommuniziert wurde oder ein Angebot, das doch nicht verfügbar war. Solche Fehler können durchaus für Verärgerung sorgen und sollten in jedem Fall korrigiert werden. Wenn Sie hier schnell reagieren, können verwirrte oder gar verärgerte Abonnentinnen und Abonnenten nicht nur beruhigt, sondern auch positiv überrascht werden.

Im Falle eines falschen Gutscheincodes, bietet es sich beispielsweise an, den Gutscheinwert als Wiedergutmachung zu erhöhen und das in einer “Entschuldigungsmail” zu kommunizieren. Ehrliche Entschuldigungen hören die meisten Ihrer Abonnentinnen und Abonnenten sicherlich gerne und nehmen eine kleine Wiedergutmachung dankend an. Übrigens sollten Sie bei solchen Fehlern auch Ihren Kundenservice informieren, damit hier entsprechend reagiert werden kann. In unserem Fallbeispiel kann der Kundenservice bspw. den Gutscheinwert des falschen Codes erstatten, sollte sich eine Abonnentin oder ein Abonnent bereits selbstständig gemeldet haben. Fair oder sogar großzügig sein zahlt sich hier aus.

Als meinen letzten, persönlichen Tipp, verlinke ich Ihnen unter diesem Blogbeitrag eine interaktive Checkliste für die wichtigsten Punkte, die Sie vor dem Versand Ihres Newsletters prüfen sollten. Mithilfe dieser Checkliste behalten Sie den Überblick was noch geprüft werden muss und was bereits versandbereit ist. Übrigens vermeiden Sie auf diese Weise auch, nervös zu werden und alles mehrfach zu kontrollieren – à la „Habe ich die Wohnungstür wirklich abgeschlossen?“. Ein Blick auf die Liste genügt und Sie wissen, welche Punkte Ihren Qualitätscheck schon bestanden haben.

Laden Sie sich hier unsere Checkliste für fehlerfreie Newsletter kostenfrei herunter

    Mehr über Lisa Mägdefrau erfahren?

    Studiert hat Lisa eigentlich Internationales Tourismusmanagement, aber fand über ihr Bachelorpraktikum bei einer Marketing Agentur für Tourismusunternehmen den Weg zum Online Marketing. Zunächst unterstützte sie daher das Marketing Team eines Leipziger Reiseveranstalters bis es sie 2019 wieder zu einer Agentur zog. Seitdem ist sie als Junior Marketing Managerin für die Themen E-Mail Marketing und Suchmaschinen Marketing bei rekordmarke verantwortlich.

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