Unsere Tipps für einen angenehmen, digitalen Meeting-Alltag beim mobilen Arbeiten
Ein Jahr Pandemie. Für die meisten von uns bedeutet das Arbeiten in den eigenen vier Wänden und das oft schon seit einem Jahr. Kein lockerer Austausch über den Bürotisch hinweg, keine gemeinsamen Mittagspausen im Lieblings-Bistro, kein After-Work Austausch auf dem Balkon der Agentur.
Geboren aus einer provisorischen Über-Nacht-Lösung zeichnen sich für den Arbeitsalltag Vieler mehr und mehr langfristige Veränderungen ab, die über das von allen ersehnte Ende der Pandemie hinaus reichen werden. Das beliebte Vorurteil, man wäre im Homeoffice unproduktiv und habe den ganzen Tag Zeit um Wäsche zu waschen oder sich mit anderen Aktivitäten vom Arbeiten abzulenken, gehört der Vergangenheit an. Zwar fehlt Vielen die soziale Interaktion, die man nur im Büro erleben kann, jedoch sind die Vorteile des Arbeitens von zu Hause, z.B. in Form der Zeitersparnis durch den Wegfall des Arbeitsweges oder der oftmals konzentrierteren Arbeitsweiseauch nicht zu verachten. Bereits vor einem Jahr lagen wir in unserer Ad-hoc Bestandsaufnahme mit der Annahme, dass das konstruktive Arbeiten nun von überall aus möglich sein wird, gar nicht so falsch.
Die einen werden wieder öfter, bzw. dauerhaft ins Büro zurückkehren, die anderen eher sporadisch, sodass digitale Meetings auch weiterhin eine größere Rolle in unserem Arbeitsalltag spielen werden. Wir möchten dies zum Anlass nehmen, um unsere Erfahrungen aus einem Jahr Remote Work mit Ihnen zu Teilen und Ihnen praktische Tipps für Ihren virtuellen Meeting-Alltag geben.
Wie kommen Sie am besten durch Meetings?
War man vor einem Jahr noch ganz aufgeregt, so ist es heute für die meisten von uns Routine Treffen digital abzuhalten. Die “Zu-Spät-Komm-Quote” hat sich reduziert und die teilweise komplizierte Raumsuche erübrigt. Technisch sind viele zu Profis geworden, was ihre Audiogeräte und -einstellungen betrifft und haben oft neue Gestaltungsoptionen für Hintergründe kennengelernt. Auch erspart man sich das Beine in den Bauch stehen, wenn der gebuchte Konferenzraum aufgrund eines länger dauernden, vorherigen Meetings noch belegt ist.
Doch was ist fernab aller technischen Entscheidungen für ein wirksames Meeting wirklich notwendig? Wir möchten im Folgenden auf die wichtigsten Punkte eingehen.
Planung ist das A & O
Kein wirksames Meeting ohne eine Zielstellung. Daran hat sich im Vergleich zu physischen Meetings nichts geändert. Nur mit einer vorher definierten Meeting-Agenda und einem Ziel, gelingt es Ihnen, die Anwesenden mit ins Boot zu holen und für Wirksamkeit zu sorgen. Der einzige Unterschied ist nun, dass in der Termineinladung im Kalender ein Meeting-Link anstelle einer Raumbuchung vermerkt ist.
Das Zeitmanagement ist wichtiger denn je. Achten sie auf Timekeeping und sollte das Meeting länger als 1-1,5h dauern auch auf (virtuelle) Lüftungspausen. Nicht nur für den Raum, sondern auch für den Kopf. Wichtig ist außerdem, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die notwendigen Informationen und Dokumente haben. Arbeiten Sie das erste Mal mit externen Kunden oder neuen Tools, ist es empfehlenswert, bereits vorab eine Information mit einer Installationsanleitung zu versenden, sodass Ihnen nicht wertvolle Meetingzeit dadurch verloren geht, dass erst noch ein Tool eingerichtet werden muss.
Trotz räumlicher Trennung gemeinsam Arbeiten
Ist alles bereit – die Agenda & Ziele sind vorbereitet, die Teilnehmer sind anwesend – steht einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Wege. Teilen Sie Ihren Bildschirm und los gehts! Viel Erfolg.
Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg Ihres Meetings ist der Einsatz des passenden digitalen Tools. Für eine Ad-hoc Absprache ist es nicht immer notwendig die technischen oder visuellen Teile des Meetings durchzuplanen. Bei interaktiven, gemeinsamen Erarbeitungen ist der Einsatz von Kollaborationstools allerdings sehr empfehlenswert. So können Sie trotz räumlicher Trennung gemeinsam an einem Thema arbeiten, bspw. Post-Its kleben. Mit der Nutzung eines gemeinsamen Tools haben Sie die Möglichkeit alle Meeting-Teilnehmer mit einzubeziehen. Wir setzen selbst auf Miro als Kollaborationstools. Kostenfreie Alternativen dazu bietet bspw. Google selbst mit Jamboard.
Neben dem Einsatz eines Kollaborationstools und Meeting-Tools, wie beispielsweise Google Meet sind im Arbeitsalltag weitere Werkzeuge zur digitalen Zusammenarbeit sinnvoll:
- Ein Messenger-Dienstes für alltägliche Absprachen auf dem kurzen Weg. Wir haben mit Skype und Slack gute Erfahrungen gemacht.
- Eine gemeinsame Datenablage (Cloud), um unkompliziert an den gleichen (digitalen) Dokumenten zu arbeiten. Hier gibt es eine Vielzahl an Anbietern mit unterschiedlichen Eigenschaften.
- Ein Tool zum Aufgabenmanagement mit dem ganzen Team, sodass Statusupdates bei Aufgaben und Informationssammlungen vom ganzen Team eingesehen werden können. Die bekanntestenen Tools hierfür sind Asana und Trello.
…und plötzlich ist die Verbindung weg
Vermutlich war jeder von uns schon einmal in der Situation – man redet und redet und redet – irgendwann fällt einem auf, dass die Internetverbindung unterbrochen ist und man über einen mehr oder weniger langen Zeitraum einen Monolog geführt hat. Vermutlich haben die anderen Meeting-Teilnehmer dann schon längere Zeit auf einen eingefrorenen Bildschirm geschaut. Das ist ärgerlich, aber nur in den geringsten Fällen das Ende der Welt.
Grundlegend gilt – wie bei anderen technischen Schwierigkeiten – Ruhe bewahren! Nur in den seltensten Fällen trägt man eine Schuld dafür, was gerade passiert. Auch die stabilste Internetverbindung hat mal einen schlechten Tag.
Trotzdem können Sie dem ein oder anderen Fehler vorbeugen, z.B. indem Sie vorab Testen. Zahlreiche Meeting-Tools bieten die Möglichkeit bei der Einwahl in ein Meeting Ton & Bild zu prüfen. Gehen Sie sicher, dass alles richtig verbunden ist, die Laptop-Einstellungen nicht auf “stumm” gestellt sind und Sie vorab die nötigen Freigaben in den Systemeinstellungen eingerichtet haben. Auch gibt es – praktischbei schlechter Internetverbindung – oftmals die Option sich per Telefon einzuwählen, um wenigstens auf der Tonspur teilzunehmen. Weiterhin kann das Ausschalten der eigenen Webcam bei einer schlechten Internetverbindung helfen.
Bis die Internetverbindung überall in der notwendigen Qualität verfügbar ist, gehören Neuzeit-Klassiker wie “Könnt ihr mich noch hören” oder “kannst du meinen Bildschirm sehen?” zum Meeting-Alltag dazu.
Knigge für das Digitale Meeting
Apropos Meeting-Alltag. Wie bereits eingangs erwähnt sind virtuelle Treffen für uns zur Gewohnheit geworden. Wird etwas zur Gewohnheit, so schleichen sich auch gern mal die ein oder anderen negativen Eigenheiten ein. Wir möchten dies zum Anlass nehmen, um im Sinne aller digitalen Experten auf einige Punkte in digitalen Meetings einzugehen:
- Ablenkung & Hintergrundgeräusche
Nachrichten die über den Messenger eintrudeln oder E-Mail Benachrichtigungen, die aufploppen. Kinder oder Haustiere im Vorder- oder Hintergrund. Es gibt eine Vielzahl von Sachen, die einen während Meetings ablenken können. Natürlich ist das Willkommen, wenn es darum geht die Stimmung aufzulockern. Sorgen Sie allerdings bei professionellen Meetings dafür, diese Reize zu minimieren und auch störende Hintergrundgeräusche, wie z.B. laufende Spülmaschinen, Baulärm etc., zu vermeiden. Wer gerade nicht spricht, schaltet sich am besten stumm. Übrigens lässt sich durch den Einsatz von Headsets die Verständlichkeit verbessern, auch wenn bereits viele Laptops über eine gute Tonqualität verfügen.
- Timeboxing & Moderation
Wie bereits erwähnt ist die Führung durch das Meeting ausschlaggebend für die Wirksamkeit – egal ob digital oder physisch. Virtuelle Meetings stellen die Moderierenden oftmals vor besondere Herausforderungen. Es ist nicht immer einfach den Überblick zu bewahren, wer etwas beitragen möchte und zu koordinieren, dass niemand sich gegenseitig ins Wort fällt. Abhilfe schafft u.a. die “Melden”-Funktion bei Google Meets, mit der man eine Wortmeldung ankündigen kann. Auch können Sie sich untereinander ein festes, bekanntes Zeichen oder akustisches Signal vereinbaren, um sich zu Wort zu melden. Auch ist ein Hinweis im Messenger denkbar. Schweigen sich alle Meeting-Teilnehmer bei einer in den Raum gestellten Frage gegenseitig an, so ist es ratsam, Personen direkt anzusprechen und somit das Meinungsbild zu erfragen.
- Ein Lächeln entzückt
Ist es nicht möglich sich in einem Raum zu treffen, so muss man auf digitalen Wegen verbunden bleiben. Dies gelingt deutlich intensiver, wenn alle Anwesenden Ihre Kameras während des Meetings eingeschaltet haben.Es kann für einen Speaker irritierend sein und für Verunsicherung sorgen gegen eine stumme Wand von Symbolfotos zu reden. Mit der aktivierten Kamera gelingt es wenigstens die nonverbalen Gesten, wie ein Nicken, oder Lächeln aufzunehmen.
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